مديريت مدارك (Document Management)  Fulltext 

[ علي آخوندي ] - مهندس پروژه- شركت نارگان

خلاصه مقاله:

براي دستيابي به فن آوري مديريت پروژه ها، پرداختن دقيق به تمام سر فصل هاي مربوطه كه معمولاٌ در گزارش جمع بندي (Close up) پروژه درج مي گردد اجتناب ناپذير است. از جمله اين سرفصل ها عناويني مثل متن قرارداد اصلي، موافقتنامه ها، دستور العمل ها، روش شماره گذاري مكاتبات و روش هاي شماره گذاري نقشه ها و مدارك مهندسي، خريد و ساخت مي باشد . در اين مقاله به يكي از سر فصل هاي مهم گزارش جمع بندي يعني مديريت مدارك و مكاتبات پرداخته شده است. دو روش عمده در مديريت و تنظيم آرايش فعاليت هايي كه منجر به توليد مدرك در يك بخش مهندسي مي شود، وجود دارد الف . روش تنظيم ليست مدارك بر اساس نوع آنها (Document wise Approach) ب. روش تنظيم ليست مدراك بر اساس موقعيت در پروژه .(Area wise Approach) يكي ديگر از مقوله هاي مهم در ارتباط با مديريت منابع اطلاعات و مدارك، مديريت شماره گذاري (Numbering) مدارك در حال توليد مي باشد . با عنايت به اين موضوع ضروريست، نام مربوط به هر مدرك به صورتي باشد كه بتواند همه يا قسمتي از مشخصه هاي عمده ذيل را در بر داشته باشد. 1. ماهيت يا نوع مدرك 2. واحد ايجاد كننده مدرك 3. ناحيه مورد نظر 4. اندازه مدرك 5. شماره ويرايش مدرك 6. نام پروژه. در اين مقاله ابتدا به روشهاي تنظيم و آرايش ليست مدارك پرداخته مي شود . سپس در ادامه به شرح نحوه شماره گذاري يك مدرك و روش مناسب پيگيري و رديابي آن بيان مي شود .

مديريت مدارك، ليست مدارك، مديريت شماره گذاري، فن آوري مديريت